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L’importance des compétences en bureautique en entreprise

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Suite microsoft office sur tablette

Qu’entend-on nous par bureautique ?

Le terme bureautique englobe l’ensemble des méthodes et moyens visant à automatiser les activités de bureau et, majoritairement, le traitement et la communication de la parole, de l’écrit et de l’image. De manière générale, le terme bureautique désigne toute assistance aux différentes activités de bureau. Pour cette raison, la bureautique recouvre l’ensemble des aspects organisationnels, comme ceux visant à favoriser la coopération entre individus travaillant au sein d’une même unité. 

Ainsi, bien que le terme bureautique soit historiquement associé au traitement de texte, celui-ci dépasse aujourd’hui la simple saisie manuscrite, ratissant l’ensemble des activités suivantes :

  • Création et gestion de bases de données
  • Création et mise à jour d’un agenda  
  • Échange d’informations
  • Gestion des documents administratifs
  • Présentation 
  • Traitement de données numériques
  • Traitement de texte

L’importance de maîtriser la bureautique en milieu professionnel

Les logiciels de bureautique se sont graduellement immiscés dans le monde professionnel jusqu’à devenir des éléments de productivité clés pour l’entreprise. Désormais, l’ensemble des entreprises possèdent une licence de logiciels de bureautique, donc Microsoft office demeure la suite la plus répandue sur le marché avec 1,2 milliards d’utilisateurs en 2015. Elle inclut dans son pack les logiciels suivants :

Loupe grossissant la suite de logiciel microsoft office sur tablette

Cette démocratisation recouvre cependant de grosses lacunes sur l’utilisation de ces logiciels. Bien que l’ensemble des entreprises soit aujourd’hui doté de tels logiciels et qu’il en soit de même sur le plan domestique, une majorité de Français n’est pas en mesure d’utiliser ces logiciels à leur plein potentiel. On estime que 40% des logiciels de bureautique restent sous-exploités. C’est pourquoi, au-delà de recruter des profils prétendant maîtriser ces outils, il devient primordial de s’en assurer en testant leurs compétences en bureautique.

Les bénéfices sur le plan professionnel sont nombreux, mais la maîtrise des logiciels en bureautique dévoile deux principaux avantages indéniables. 

Un gain de productivité pour l’entreprise

Une étude a récemment démontré qu’en France, les entreprises perdent en moyenne 135 heures de travail par an en raison de lacunes sur la maîtrise de logiciels en bureautique. Un salarié qui peine sur l’utilisation de ces outils informatiques passera considérablement plus de temps à produire ses documents, quand bien même leur qualité ne sera pas affectée. Ces lacunes peuvent nuire non seulement à la productivité de l’entreprise, mais également à l’image qu’elle renvoie auprès de ses clients ou de ses partenaires.

Une meilleure réactivité 

Un salarié maîtrisant les logiciels de bureautique sera plus réactif vis-à-vis des tâches qui lui incombent. Cette aisance afférente aux logiciels de bureautique produit un avantage considérable sur l’employabilité d’un salarié et ses évolutions de carrière. En revanche, des lacunes sur ces outils informatiques feront chuter considérablement les chances d’obtention d’un poste et freineront les possibilités d’évolution en interne. À l’échelle personnelle, maîtriser des outils tels que Word, Excel ou Powerpoint se révèle d’autant plus bénéfique, surtout quand on sait que beaucoup de salariés ne maîtrisent pas ces logiciels. 

Zoom sur la solution Excel

Les ressources humaines, matérielles et financières d’une entreprise requièrent une gestion permanente. Il est donc primordial que l’entreprise dispose d’outils efficaces pour assurer le suivi effectif de son cahier de charges. Le logiciel Excel, développé par Microsoft, demeure comme l’outil le plus adéquat. Voici en quoi ce logiciel revêt un caractère indispensable au sein d’une entreprise.

Travailleur sur le logiciel excel

Le logiciel Excel présente une grande richesse en termes de fonctionnalités

Malgré le développement de solutions informatiques en tout genre, Excel siège en première position des meilleurs logiciels de gestion de données. Accessible à tout profil ayant suivi une formation dédiée, ce logiciel à l’interface simple et intuitive permet la réalisation de tableaux de tout type, de graphiques et de macros permettant d’automatiser une séquence d’actions ou de calculs récurrents.

Le logiciel Excel permet de gagner du temps

Si son usage est optimisé correctement, le logiciel Excel fournit un gain de temps considérable en ce qu’il permet d’effectuer la collecte, la compilation et l’analyse des données de tous genres en très peu de temps.

De plus, le tableur permet d’éviter toutes contestations inutiles en ce qu’il tire ses résultats depuis le calcul de données chiffrées, à condition que les formules rentrées manuellement soient correctes. L’erreur est humaine, seul les chiffres permettent de rendre compte de la réalité en toute objectivité. La fiabilité des résultats permet donc d’écarter toute interprétation biaisée, freinant la productivité de l’entreprise.

Le logiciel Excel permet de gagner en flexibilité

Un fichier Excel présente la possibilité d’être sauvegardé sous plusieurs formats standardisés, réutilisables sur n’importe quel support. Ainsi, il est possible de dupliquer un même tableau vers un autre fichier tout en conservant les mêmes fonctions et les appliquer à de nouvelles données. Vous pourrez ainsi gagner en souplesse en évitant de reconstruire un nouveau tableau à chaque fois que vous créez un document Excel. 

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Comment s’assurer des compétences en bureautique de vos collaborateurs et futures recrues ?

Les logiciels de bureautique présentent des avantages indéniables. Or, quand bien même ces logiciels figurent comme des outils de travail indispensables à notre quotidien, il n’en reste pas moins que leur utilisation reste sous-exploitée. C’est dommage, surtout quand on mesure tout leur potentiel. 

Ainsi, dans le cadre d’un recrutement, il devient primordial d’évaluer les compétences en bureautique de vos futurs collaborateurs pour éviter toute mauvaise surprise quant à l’écart potentiellement constatable entre les compétences mentionnées sur le CV et la réalité. 

Beaucoup de personnes tiennent pour acquis la maîtrise des logiciels de bureautique, sans forcément prendre conscience de leurs lacunes dans leur utilisation. 

Les tests de bureautique demeurent l’une des familles de tests de recrutement les plus passées.

Sollicité par un bon nombre de professionnels des RH tous secteurs confondus, les tests de bureautique en ligne offrent non seulement un gain d’objectivité, en confirmant ou infirmant le niveau de maîtrise mentionné, mais permettent aux recruteurs un gain de temps considérable compte tenu de leur disponibilité en ligne et de leur facilité d’accès.

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